Studio Dott. en MDMJ vernieuwen de boekhouder

Blijft de boekhouder bestaan? MDMJ Accountants kijkt naar de toekomst

7 minuten lezen

Pieter Lesage van Studio Dott. en Jeroen De Muynck van boekhoudkantoor MDMJ gingen samen een engagement aan: in cocreatie oplossingen bedenken voor het bedreigde beroep van boekhouder. “Automatisering, digitalisatie en artificiële intelligentie nemen binnenkort onze taken over”, zegt Jeroen De Muynck. “Ik dacht: ik heb niets te verliezen. Laten we eens uitzoeken hoe wij een antwoord kunnen bieden op de uitdagingen van onze sector.”

Image

Jeroen De Muynck: “Via SPK in Turnhout ontdekte ik dat er een project bestond waarbij ze atypische sectoren koppelden aan de creatieve sector. Dat wilde ik weleens proberen.”

Pieter Lesage: “Kort daarop kreeg ik een telefoontje van Katja Craeghs van Greenpoint. Ze zei: ‘Pieter, ik heb iets voor jou. Een boekhoudkantoor.’ Daar werd ik niet bepaald wildenthousiast van. Maar Katja zei: ‘Ga toch maar eens praten.’ En inderdaad: tijdens dat gesprek voelde ik meteen dat de uitdaging van MDMJ wél iets voor ons was. Hun vraag ging over veel meer dan enkel boekhouden. Het boeide me. En wat me een belangrijke succesfactor leek: Jeroen is geen pure boekhouder, hij is een bedrijfsleider. Dat is iets heel anders dan een boekhoudkantoor met een boekhouder aan het hoofd.”

Jeroen: “Wij zijn een buitenbeentje op dat gebied. Ik kijk naar het boekhoudkantoor als een bedrijf zoals een ander. Het had evengoed een tennisballenfabriek kunnen zijn. Mijn taak is om er bedrijfstechnisch een succes van te maken.”

Confronterende vragen

Pieter: “Onze aanpak was om eerst het bedrijf, de structuren en de uitdaging volledig in kaart brengen. Een kwestie van uitrafelen en doorvragen. MDMJ werkt enkel voor de medische sector en heeft heel specifieke kennis. We vroegen door en dat was soms confronterend.”

Jeroen: “Ons kantoor loopt goed, maar op veel vlakken heerste er nog onduidelijkheid en soms hebben we uiteenlopende ideeën. De sessies gaven mij een helder inzicht in de vraag: wat doen wij nu eigenlijk voor onze klanten? Wanneer zijn wij goede boekhouders? We kwamen uit op het antwoord: we doen onze job goed als onze klanten uiteindelijk zoveel mogelijk geld overhouden. Een andere vraag die bovenkwam en mij nog steeds bezighoudt is: kunnen we onze prijszetting niet helemaal anders organiseren? De toegevoegde waarde voor onze klanten is toch niet afhankelijk van het aantal gepresteerde uren.”


“Elk uur kan je maar één keer verkopen”

Pieter: “Dat is een cruciaal probleem voor 80 % van de dienstverlenende bedrijven. Je verkoopt tijd en elk uur kan je maar één keer verkopen. Het mag toch niet zo zijn dat je wordt afgestraft als je efficiënter werkt? Investeren in software zou dan resulteren in minder gewerkte uren waardoor je meer waarde levert, maar minder kan factureren. Dat klopt niet. Maar je kan je uurprijs ook niet zomaar opdrijven in een concurrerende markt.”

Jeroen: “Als je een bus melk verkoopt of een stoel, stelt niemand ooit de vraag hoeveel uur daaraan gewerkt is. Maar met onze adviezen gebeurt dat wel. Terwijl ik zou willen dat we betaald worden voor de toegevoegde waarde die we leveren.”

Image
“De sessies gaven mij een helder inzicht in de vraag: wat doen wij nu eigenlijk voor onze klanten? Wanneer zijn wij goede boekhouders?”

Helikopterzicht op je business

Pieter: “Vanuit die redenering hebben we een model ontwikkeld dat de taken van een boekhoudkantoor in drie grote stukken opdeelt. Het eerste is het wettelijke luik. Er zijn een aantal technische zaken die nu eenmaal in orde moeten zijn, zoals btw-aangiftes, facturen verwerken enzovoort. Op dat aspect van de business kan je niet veel marge nemen. De tweede laag is: met die cijfers advies geven op korte of lange termijn. Dat kan je veel minder automatiseren. Het derde luik gaat nog verder: tien jaar in de toekomst kijken met je klanten. Je geeft hen advies over kosten die ze kunnen besparen en voert dat advies ook actief uit. Een voorbeeld? Je adviseert proactief over fiscale maatregelen zoals de regeling rond tax shelters. Is je klant aan boord? Dan breng je dat volledig voor hen in orde.”

Jeroen: ‘We willen van onze adviezen producten maken of ze zelfs in een abonnementvorm gieten. Voor advies is veel opzoekwerk nodig, maar als boekhoudkantoor zien we vroeg of laat dezelfde vragen bij zowat alle klanten opduiken. We hebben dus een unieke positie om zulk advies te automatiseren en en als een pakket aan te bieden.”

Pieter: “De bijdrage van Studio Dott. is dat we een systeem helpen uitkienen om die omslag te maken. Onze analyse biedt een structuur om te onderzoeken wat mogelijk is.”

Jeroen: “In het eerste luik waar Pieter het over had, bestaat er al veel automatisering. In het tweede en derde luik wordt dat eigenlijk nog niet gedaan. Daar ligt een opportuniteit voor ons. Zonder de hulp van Studio Dott. waren we daar nooit op uitgekomen. Zie het als een bouwproject: Studio Dott. is de architect van de wending die wij met onze business willen nemen. Wij zijn de bouwheer die het gaat waarmaken. En dan werken we nog samen met een ontwikkelaar die het eigenlijke metselwerk doet.”

Van dienst naar product

Pieter: “De optimalisaties die we ontdekt hebben, gelden natuurlijk niet alleen voor MDMJ, maar voor alle boekhouders. Daarom ontwikkelen we ook een product dat MDMJ aan andere kantoren gaat aanbieden. Het kan een volledig nieuwe business worden. Ik ken weinig bedrijven die het zien zitten om zichzelf op die manier opnieuw uit te vinden. MDMJ verkoopt plots geen diensten meer maar producten. Volledig nieuwe producten dan nog, in nieuwe sectoren. Dat is niet niks.”

Jeroen: “Gespecialiseerd advies kost veel tijd en energie en is daarom duur. Wij hebben dat advies in onze oplossing geoptimaliseerd. We zien een enorm potentieel om andere kantoren daarin te ondersteunen. Vooral kleine bedrijven en eenmanszaken hebben dit soort proactief advies nodig van hun boekhouder. Andere boekhoudkantoren voelen die nood ongetwijfeld ook. Toch was het een moeilijke beslissing voor ons: gaan we deze optimalisatie voor onszelf houden, of ook aan anderen aanbieden? Dat heeft grote implicaties en dus heeft het maanden geduurd voor we de knoop konden doorhakken.”

"De grenzen opzoeken hoort erbij"

Waarden voorop

Pieter: “Een van de afspraken die we gemaakt hebben, is dat het nooit de bedoeling zou zijn om jobs te vervangen. De vennoten van MDMJ waren het er altijd over eens dat de medewerkers behouden moesten blijven in plaats van te automatiseren en daarbij mensen te laten gaan.”

Jeroen: “Bij de vier vennoten was er een zekere weerstand tegen verandering, tegen de risico’s die horen bij ondernemerschap. Maar al snel zagen ze in dat we met dit project juist zorgen voor  continuïteit. Het is goed dat er regelmatig een voorzichtigere stem klinkt. Een van de vennoten is ooit begonnen als dossierbeheerder bij het bedrijf. Hij is geen voortrekker wanneer het op verandering aankomt, maar zijn kennis van het bedrijf is van onschatbare waarde.”

“We gaan ruzie maken”

Pieter: “Voor ons was het boeiend dat we weinig kennis van de sector hadden. Daardoor hebben we heel domme vragen gesteld. Er zijn voor ons geen evidenties en dat geeft een frissere blik. Ik ben ook nooit subtiel in mijn feedback. De grenzen opzoeken hoort erbij. Ik zeg altijd tegen mijn klanten in het begin: ‘we gaan ruzie maken’. Eén keer, maar het gaat gebeuren. Als we dat niet meemaken samen, dan hebben we niet hard genoeg geduwd. Ik heb maffe ideeën op tafel gegooid die te ver gingen, maar dat is nodig om de juiste balans te vinden.”

Jeroen: “Jezelf opnieuw uitvinden, dat komt niet vanzelf. De evidente kanalen en partijen zitten al in hetzelfde denkpatroon. Dus moet je naar buiten durven komen en iemand anders kritisch naar jouw bedrijf laten kijken. Hoe verder verwijderd, hoe interessanter. Dat blijkt hier duidelijk. Zonder het traject van ANTWERP. POWERED BY CREATIVES waren we Studio Dott. nooit tegengekomen. Ik ben zo blij dat we dit gedaan hebben. Het is een van de beste strategische stappen geweest die we gezet hebben. Ik kwam binnen zonder verwachtingen en ik ben laaiend enthousiast buiten gegaan. Nu heb ik de smaak te pakken en ben ik getriggerd: wat is er nog meer mogelijk?”


schrijver: Dette Van Zeeland